1. Identificación del responsable

SOLUCIONES MACSOFT S.A.S., identificada con NIT 900.633.298-9, en adelante “MACSOFT”, es responsable del tratamiento de los datos personales sobre los cuales determine directamente sus finalidades y medios de tratamiento.

Razón social: SOLUCIONES MACSOFT S.A.S.

NIT: 900.633.298-9

Domicilio: Sabaneta, Antioquia, Colombia

Dirección: Calle 77 Sur #29-279, Oficina 211

Teléfono: +57 604 619 7065

Correo electrónico: info@macsoft.com.co

Sitio web: www.macsoft.com.co

Las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares podrán dirigirse al correo info@macsoft.com.co, indicando en el asunto: “Protección de datos personales”.

2. Objetivo

La presente política tiene como objetivo informar a los titulares sobre la manera en que MACSOFT recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, consulta, analiza, protege y elimina datos personales en el desarrollo de sus actividades empresariales y tecnológicas.

También establece los derechos de los titulares, las finalidades del tratamiento, los canales disponibles para ejercer sus derechos y las medidas generales adoptadas para proteger la información.

3. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales tratados por MACSOFT, independientemente del país desde el cual se acceda a sus sitios, productos o servicios, a través de:

• El sitio web corporativo www.macsoft.com.co.
• El producto LinkWa, disponible en linkwa.co.
• La plataforma ConectaT y sus dominios, aplicaciones, paneles y servicios asociados.
• PedidosWaBa y sus servicios asociados.
• Formularios de contacto, solicitud de demostraciones y cotizaciones.
• Plataformas de atención, CRM, HelpDesk y soporte.
• Correos electrónicos, llamadas, WhatsApp, SMS y demás canales de comunicación.
• Bots, automatizaciones, asistentes virtuales y herramientas de inteligencia artificial.
• Contratos con clientes, trabajadores, contratistas, proveedores y aliados.
• Eventos, capacitaciones, demostraciones y actividades comerciales.
• Aplicaciones, páginas, integraciones, APIs y productos tecnológicos operados por MACSOFT.

Esta política también aplica cuando MACSOFT actúe como encargado del tratamiento por cuenta de sus clientes, sin perjuicio de las políticas, instrucciones y responsabilidades que correspondan a cada cliente como responsable de la información.

Los productos de MACSOFT pueden ser utilizados por personas y organizaciones ubicadas fuera de Colombia. En esos casos, además de esta política, podrán resultar aplicables las normas imperativas de protección de datos de la jurisdicción correspondiente, según la ubicación del titular, la operación realizada, el mercado al cual se dirija el servicio y el rol asumido por MACSOFT.

4. Marco normativo

El tratamiento de datos personales realizado por MACSOFT se sujetará, entre otras, a las siguientes disposiciones:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 y normas que lo modifiquen o complementen.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable.
• Ley 2300 de 2023, cuando se realicen comunicaciones comerciales o de cobranza sujetas a dicha normativa.
• Instrucciones y circulares emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Las demás normas colombianas aplicables al tratamiento y protección de datos personales.
• Ley núm. 172-13 sobre Protección de Datos Personales de la República Dominicana, cuando resulte aplicable.
• Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea —Reglamento (UE) 2016/679— y las normas nacionales que lo complementen, cuando resulte aplicable.
• Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais de Brasil —Lei nº 13.709/2018—, cuando resulte aplicable.
• California Consumer Privacy Act —CCPA—, según sus modificaciones y reglamentos, y otras leyes estatales de privacidad de los Estados Unidos, únicamente cuando se cumplan sus condiciones y umbrales de aplicación.
• Las demás normas de privacidad, protección de datos y comunicaciones electrónicas aplicables en los países donde MACSOFT ofrezca específicamente sus servicios o trate información de titulares.

4.1. Alcance internacional y aplicación de normas extranjeras

MACSOFT es una sociedad domiciliada en Colombia y la legislación colombiana constituye el marco principal de esta política. Sin embargo, sus sitios, productos y servicios pueden ser utilizados desde otros países o contratados por organizaciones que desarrollan operaciones internacionales.

Cuando una norma extranjera resulte obligatoriamente aplicable por la ubicación del titular, el establecimiento o actividad del cliente, la oferta específica de bienes o servicios en una jurisdicción, el monitoreo de personas en esa jurisdicción, el lugar en el cual se realiza el tratamiento o el alcance extraterritorial previsto por la ley, MACSOFT procurará ajustar el tratamiento a las obligaciones que correspondan.

Entre las normas que podrían resultar aplicables, según las características de cada operación, se encuentran:

• La Ley núm. 172-13 sobre Protección de Datos Personales de la República Dominicana.
• El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea —RGPD— y las disposiciones nacionales que lo desarrollen en el Espacio Económico Europeo.
• La legislación de protección de datos del Reino Unido, cuando corresponda.
• La Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais de Brasil —LGPD—.
• La California Consumer Privacy Act —CCPA—, según sus modificaciones, y otras leyes estatales de privacidad de los Estados Unidos, cuando MACSOFT o la operación concreta se encuentren dentro de sus ámbitos y umbrales de aplicación.
• Las normas de protección de datos, privacidad, comercio electrónico y comunicaciones aplicables en otros países donde MACSOFT ofrezca específicamente sus servicios o trate información de titulares.

La inclusión de estas referencias no significa que todas las normas mencionadas sean aplicables a todas las actividades de MACSOFT, ni constituye una declaración de sometimiento indiscriminado a cada jurisdicción. La legislación aplicable se determinará según la naturaleza de la relación, el producto utilizado, la ubicación de las partes, el tipo de tratamiento y los criterios territoriales establecidos por cada norma.

4.1.1. Protección más favorable y normas imperativas

Cuando una norma imperativa aplicable reconozca al titular una protección superior o derechos adicionales a los previstos en esta política, MACSOFT aplicará dicha norma respecto del tratamiento concreto sujeto a esa jurisdicción. En lo no regulado por una norma extranjera obligatoria, se aplicarán esta política y la legislación colombiana.

4.1.2. Derechos adicionales de titulares ubicados en otras jurisdicciones

Según la legislación que resulte aplicable, los titulares podrán contar, además de los derechos previstos en esta política, con uno o varios de los siguientes derechos:

• Solicitar la limitación o restricción temporal del tratamiento.
• Oponerse a determinados tratamientos basados en interés legítimo o utilizados para mercadeo directo.
• Solicitar la portabilidad de los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Retirar el consentimiento sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado previamente.
• Solicitar información sobre las categorías, fuentes, finalidades y destinatarios de los datos tratados.
• Solicitar la exclusión de la venta o del intercambio de información personal para publicidad conductual entre contextos, cuando dicha figura exista y resulte aplicable.
• Limitar determinados usos o divulgaciones de información personal sensible.
• No recibir un trato discriminatorio por ejercer derechos de privacidad.
• Solicitar revisión humana o presentar objeciones frente a decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o impactos significativos, cuando la legislación aplicable reconozca este derecho.
• Presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente en su país o jurisdicción.

Estos derechos estarán sujetos a los requisitos, excepciones, verificaciones de identidad y plazos previstos por la norma aplicable.

4.1.3. Solicitudes internacionales

Los titulares ubicados fuera de Colombia podrán ejercer sus derechos mediante el correo info@macsoft.com.co, indicando en el asunto “Solicitud internacional de privacidad”.

La solicitud deberá identificar, cuando sea posible:

• El nombre y los datos de contacto del solicitante.
• El país o jurisdicción de residencia.
• El producto o servicio de MACSOFT relacionado con la solicitud.
• El derecho que desea ejercer.
• La información necesaria para verificar razonablemente su identidad y localizar los datos.

MACSOFT responderá conforme con los plazos y procedimientos establecidos por la legislación que resulte aplicable. Cuando sea obligatorio, MACSOFT podrá designar un representante local, delegado de protección de datos, encargado o punto de contacto adicional y publicará sus datos de contacto.

4.1.4. Clientes que operan en varios países

Cuando MACSOFT actúe como encargado u operador por cuenta de un cliente que trate datos de personas ubicadas en diferentes países, el cliente será responsable de identificar las normas aplicables a su operación, establecer las bases jurídicas correspondientes, emitir los avisos necesarios y obtener las autorizaciones requeridas.

MACSOFT colaborará razonablemente con el cliente para atender obligaciones relacionadas con derechos de los titulares, seguridad, incidentes, evaluaciones de impacto, subencargados y transferencias internacionales, de acuerdo con el contrato y la legislación aplicable.

5. Definiciones

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para su titular.

Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que pueda estar contenido, entre otros, en registros públicos o documentos públicos.

Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos relacionados con salud, vida sexual, orientación política, convicciones religiosas, origen racial o étnico y datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, consulta, circulación, actualización, análisis, transmisión, transferencia, supresión o eliminación.

Transferencia: envío de datos personales a un tercero que actúa como responsable y decide sobre su tratamiento.

Transmisión: comunicación de datos personales a un tercero que los procesa por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones.

6. Principios aplicables

6.1. Legalidad

El tratamiento se realizará de conformidad con la legislación colombiana y con las demás normas nacionales o extranjeras que resulten obligatoriamente aplicables.

6.2. Finalidad

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas e informadas al titular.

6.3. Libertad

Salvo las excepciones legales, el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada del titular.

6.4. Veracidad y calidad

La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.5. Transparencia

El titular podrá obtener información sobre la existencia y uso de sus datos personales.

6.6. Acceso y circulación restringida

Los datos personales solo serán tratados por personas autorizadas y no serán divulgados públicamente, salvo autorización del titular, mandato legal o cuando su acceso pueda ser técnicamente controlado.

6.7. Seguridad

Se adoptarán medidas técnicas, humanas, contractuales y administrativas razonables para proteger los datos personales.

6.8. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información incluso después de finalizada su relación con MACSOFT.

6.9. Necesidad y minimización

MACSOFT procurará recolectar únicamente la información razonablemente necesaria para la finalidad informada.

6.10. Responsabilidad demostrada

MACSOFT adoptará políticas, procedimientos, controles y registros que permitan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos.

7. Roles de MACSOFT en el tratamiento

7.1. MACSOFT como responsable

MACSOFT actúa como responsable cuando decide directamente las finalidades del tratamiento, entre otros casos, respecto de:

• Visitantes de sus sitios web.
• Personas que solicitan información, cotizaciones o demostraciones.
• Clientes, prospectos, proveedores, contratistas y aliados.
• Usuarios que crean enlaces en LinkWa.
• Personas que se comunican directamente con MACSOFT.
• Información utilizada para facturación, contratación y soporte.
• Datos utilizados para seguridad, prevención de fraude y administración de sus plataformas.
• Comunicaciones comerciales propias de MACSOFT, cuando exista autorización o fundamento legal.

7.2. MACSOFT como encargado

MACSOFT podrá actuar como encargado cuando trate información por cuenta de un cliente que utiliza ConectaT, PedidosWaBa, Chatwoot, bots, integraciones, APIs, CRM, HelpDesk u otros servicios.

En estos casos, el cliente será normalmente responsable de:

• Determinar las finalidades para las cuales utiliza la información.
• Obtener las autorizaciones necesarias.
• Informar su política de tratamiento de datos.
• Atender directamente los derechos de sus clientes y contactos.
• Definir las reglas de campañas, comunicaciones y automatizaciones.
• Garantizar la legalidad de las bases de datos cargadas o conectadas.

MACSOFT tratará dicha información de acuerdo con el contrato, las instrucciones documentadas del cliente, la legislación aplicable y los acuerdos de transmisión de datos personales.

8. Datos personales que podemos tratar

8.1. Datos de identificación

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Empresa y cargo.
• Firma física o electrónica.
• Nombre de usuario e identificadores internos.

8.2. Datos de contacto

• Correo electrónico.
• Número telefónico.
• Número de WhatsApp.
• Dirección física.
• Ciudad y país.
• Canales de contacto preferidos.

8.3. Datos comerciales y contractuales

• Productos o servicios de interés.
• Solicitudes de cotización.
• Historial comercial.
• Plan contratado.
• Información de facturación.
• Contratos y órdenes de servicio.
• Información de soporte.
• Estado de pagos y cartera.
• Registro de capacitaciones y reuniones.

8.4. Datos de comunicaciones

• Contenido de correos y formularios.
• Conversaciones de WhatsApp y otros canales.
• Solicitudes de soporte.
• Archivos, imágenes, audios o documentos enviados.
• Respuestas proporcionadas a bots y formularios.
• Grabaciones de llamadas, cuando sean informadas y autorizadas.

8.5. Datos técnicos y de navegación

• Dirección IP.
• Fecha y hora de acceso.
• Navegador.
• Sistema operativo.
• Tipo de dispositivo.
• Identificadores de sesión.
• Página de procedencia o referente.
• Registros técnicos y de seguridad.
• Eventos de interacción.
• Cookies e identificadores similares.
• Información aproximada de país o región.

8.6. Información suministrada por clientes

Cuando MACSOFT actúa como encargado, los clientes pueden cargar, transmitir o integrar:

• Listas de contactos.
• Números telefónicos.
• Correos electrónicos.
• Información de clientes finales.
• Conversaciones.
• Solicitudes, peticiones, quejas o reclamos.
• Información comercial.
• Estados de pedidos.
• Datos provenientes de CRM, ERP o comercios electrónicos.
• Audiencias y segmentaciones.
• Información necesaria para ejecutar bots o automatizaciones.

MACSOFT no utilizará esta información para finalidades propias incompatibles con las instrucciones del cliente.

9. Origen de la información

Los datos personales pueden ser obtenidos:

• Directamente del titular.
• Mediante formularios web.
• A través de llamadas, correos, WhatsApp, redes sociales o reuniones.
• Mediante el uso de LinkWa, ConectaT, PedidosWaBa u otras aplicaciones.
• De clientes que contratan a MACSOFT como encargado.
• Mediante integraciones autorizadas con terceros.
• De proveedores tecnológicos.
• De registros y fuentes públicas legalmente accesibles.
• De cookies, registros del servidor y herramientas de analítica.
• De eventos, capacitaciones y actividades comerciales.
• De sistemas CRM, ERP, HelpDesk o comercio electrónico conectados por el cliente.

10. Finalidades generales del tratamiento

MACSOFT podrá tratar los datos personales para:

• Atender solicitudes de información.
• Preparar y enviar cotizaciones o propuestas.
• Programar demostraciones.
• Gestionar relaciones comerciales.
• Crear y administrar cuentas o servicios.
• Ejecutar contratos.
• Facturar y gestionar pagos.
• Prestar soporte técnico y operativo.
• Resolver solicitudes, peticiones, quejas o reclamos.
• Administrar usuarios, accesos y permisos.
• Prestar servicios de mensajería, automatización y comunicación.
• Implementar bots, asistentes virtuales e integraciones.
• Enviar notificaciones relacionadas con el servicio.
• Mantener la continuidad, seguridad y disponibilidad de las plataformas.
• Realizar copias de seguridad.
• Detectar fraude, abuso, accesos no autorizados, bots o actividad maliciosa.
• Elaborar estadísticas y reportes.
• Analizar el uso de los productos.
• Mejorar funcionalidades y experiencia de usuario.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, tributarias y contables.
• Atender requerimientos de autoridades.
• Proteger los derechos e intereses de MACSOFT, sus clientes y usuarios.
• Conservar evidencias de autorizaciones, comunicaciones y operaciones.
• Informar actualizaciones, cambios técnicos, mantenimientos o incidentes.
• Enviar información comercial propia cuando exista autorización o una relación que legalmente lo permita.
• Gestionar procesos de selección, contratación y vinculación.
• Evaluar proveedores y aliados.

La autorización para recibir comunicaciones comerciales podrá revocarse en cualquier momento, sin afectar las comunicaciones necesarias para la ejecución de un contrato o prestación de un servicio.

11. Tratamiento específico en LinkWa

11.1. Descripción del servicio

LinkWa es una herramienta operada por MACSOFT que permite crear enlaces cortos y códigos QR que redirigen hacia una conversación de WhatsApp con un número y un mensaje inicial definidos por el usuario.

LinkWa también puede registrar información técnica relacionada con los accesos al enlace para elaborar estadísticas de uso, identificar actividad automatizada y proteger el servicio.

11.2. Datos proporcionados por quien crea un enlace

Al crear un enlace en LinkWa se podrá tratar:

• País o código telefónico seleccionado.
• Número de WhatsApp ingresado.
• Mensaje inicial configurado.
• Identificador único del enlace.
• Fecha y hora de creación.
• Dirección IP.
• Navegador y dispositivo.
• Información técnica de la sesión.
• Evidencia de aceptación de los términos y del aviso de privacidad.
• Comunicaciones relacionadas con soporte, modificación o eliminación del enlace.

11.3. Datos generados al acceder a un enlace

Cuando una persona accede a un enlace de LinkWa se podrá registrar:

• Fecha y hora del acceso.
• Enlace visitado.
• Dirección IP.
• País o ubicación aproximada derivada de la IP.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Navegador.
• Página, aplicación o canal de procedencia, cuando el navegador lo comunique.
• Agente de usuario.
• Información necesaria para determinar si el acceso parece provenir de una persona o de un sistema automatizado.
• Errores, eventos de seguridad y datos técnicos relacionados con la redirección.

MACSOFT procurará utilizar esta información de manera agregada y minimizar la conservación de datos que permitan identificar directamente al visitante.

11.4. Finalidades del tratamiento en LinkWa

• Crear el enlace corto.
• Generar el código QR.
• Ejecutar la redirección hacia WhatsApp.
• Incluir el mensaje inicial seleccionado.
• Contabilizar los clics.
• Generar estadísticas de uso.
• Diferenciar de manera aproximada accesos humanos y automatizados.
• Identificar el canal o página de procedencia.
• Prevenir fraude, phishing, spam, suplantación y otros usos abusivos.
• Diagnosticar errores.
• Proteger la infraestructura.
• Gestionar solicitudes de eliminación o bloqueo.
• Mejorar el rendimiento y funcionamiento de LinkWa.
• Cumplir obligaciones legales.

11.5. Alcance de las estadísticas

Las estadísticas de LinkWa representan accesos o clics sobre el enlace.

Un clic:

• No garantiza que la persona haya enviado un mensaje.
• No garantiza que se haya iniciado una conversación.
• No representa necesariamente una persona única.
• Puede corresponder a un navegador, vista previa, bot, sistema automatizado o herramienta de seguridad.
• No permite por sí solo identificar por nombre a la persona que accedió al enlace.

La clasificación entre personas y bots es aproximada y puede presentar errores.

11.6. Responsabilidad de quien crea el enlace

Quien crea un enlace declara que:

• Está autorizado para utilizar el número de WhatsApp ingresado.
• No está suplantando a otra persona o empresa.
• El mensaje configurado es lícito.
• No utilizará LinkWa para fraude, spam, phishing, amenazas o actividades ilegales.
• No incluirá datos sensibles, claves, información financiera o información confidencial en el mensaje inicial.
• No vulnerará derechos de terceros.
• Obtendrá las autorizaciones necesarias cuando utilice el enlace para recolectar datos personales o realizar actividades comerciales.

MACSOFT podrá suspender, bloquear o eliminar enlaces cuando detecte un uso abusivo, fraudulento, ilegal o contrario a los términos del servicio.

11.7. Visibilidad del número

El número de WhatsApp se utiliza para construir el destino de la redirección. Una persona con acceso al enlace o a sus datos de destino podría llegar a conocer o inferir dicho número.

Por esta razón, el usuario no debe crear enlaces con números que no esté autorizado para publicar o utilizar comercialmente.

11.8. Solicitud de eliminación

El creador del enlace, el titular del número o una persona que considere afectados sus derechos podrá solicitar:

• La desactivación del enlace.
• La eliminación del número asociado.
• La supresión de las estadísticas relacionadas.
• El bloqueo por suplantación o uso no autorizado.

La solicitud deberá enviarse a info@macsoft.com.co e incluir, cuando sea posible:

• El enlace corto.
• El número asociado.
• La descripción de la solicitud.
• Evidencia que permita acreditar la titularidad o legitimidad.
• Datos de contacto para responder.

MACSOFT podrá solicitar información adicional para validar la identidad del solicitante y evitar eliminaciones fraudulentas.

12. Sitio web de MacSoft y WordPress

12.1. Formularios de contacto

Cuando una persona utiliza un formulario de contacto, MACSOFT puede recolectar:

• Nombre.
• Correo electrónico.
• Empresa.
• Número telefónico, cuando sea solicitado.
• Mensaje.
• Fecha y hora.
• Dirección IP.
• Navegador y dispositivo.
• Evidencia de autorización.

La información será utilizada para responder la solicitud, preparar propuestas, prestar soporte, mantener evidencia de la comunicación y realizar seguimiento comercial autorizado.

12.2. Comentarios

Cuando los visitantes dejan comentarios en el sitio, se podrá recolectar:

• Información ingresada en el formulario.
• Dirección IP.
• Navegador o agente de usuario.
• Fecha y hora.
• Metadatos necesarios para detectar spam.

Cuando se utilice Gravatar, podrá enviarse un identificador derivado del correo electrónico para verificar si el visitante utiliza dicho servicio. Una vez aprobado el comentario, la imagen de perfil podría aparecer públicamente junto al comentario.

El contenido de los comentarios aprobados podrá ser visible públicamente.

12.3. Carga de archivos y medios

Cuando una funcionalidad permita cargar archivos, el usuario deberá evitar enviar imágenes que contengan información de ubicación incrustada, como datos EXIF GPS.

Los visitantes podrían descargar archivos publicados y extraer la información técnica contenida en ellos.

12.4. Contenido incrustado

Las páginas de MACSOFT pueden incluir contenido de terceros, como videos, mapas, imágenes, publicaciones de redes sociales, formularios, reproductores multimedia, artículos o componentes externos.

El contenido incrustado puede comportarse como si el visitante accediera directamente al sitio del tercero. Dicho proveedor podría recolectar información, utilizar cookies o registrar la interacción conforme con su propia política de privacidad.

12.5. Caché y optimización

MACSOFT utiliza o podrá utilizar herramientas de caché, optimización, CDN y aceleración para mejorar la velocidad y disponibilidad de sus sitios.

Estas herramientas pueden procesar temporalmente:

• Dirección IP.
• URL solicitada.
• Navegador.
• Datos técnicos de conexión.
• Copias temporales del contenido público.

Cuando estén habilitados servicios como LiteSpeed Cache o QUIC.cloud, el tratamiento se limitará a las finalidades técnicas de rendimiento, seguridad, soporte y distribución de contenidos.

13. Cookies y tecnologías similares

13.1. Qué son las cookies

Las cookies son pequeños archivos o identificadores que pueden almacenarse en el navegador o dispositivo para permitir el funcionamiento de un sitio, recordar preferencias, analizar el tráfico o medir interacciones.

13.2. Categorías

Cookies esenciales: necesarias para seguridad, funcionamiento, navegación, balanceo de carga, sesión y prevención de fraude.

Cookies funcionales: permiten recordar preferencias o configuraciones.

Cookies de rendimiento y analítica: ayudan a comprender cómo se utilizan los sitios y productos.

Cookies de marketing: permiten medir campañas o presentar comunicaciones relacionadas con intereses, cuando exista autorización.

13.3. Consentimiento

Las cookies no esenciales se activarán conforme con las preferencias expresadas por el usuario mediante el mecanismo de consentimiento disponible.

El visitante podrá:

• Aceptar todas las cookies.
• Rechazar las no esenciales.
• Configurar sus preferencias.
• Eliminar cookies desde su navegador.

Las cookies estrictamente necesarias podrán funcionar sin autorización adicional cuando sean indispensables para prestar el servicio solicitado o proteger la plataforma.

13.4. Duración

La duración dependerá de la finalidad de cada cookie. Algunas se eliminan al cerrar el navegador y otras pueden permanecer durante el plazo configurado por MACSOFT o por el proveedor.

MACSOFT mantendrá un inventario técnico de cookies y proveedores activos y actualizará la información cuando se incorporen nuevas herramientas.

14. Analítica y registros técnicos

MACSOFT podrá utilizar herramientas propias o de terceros para:

• Medir visitas.
• Analizar clics y eventos.
• Conocer el rendimiento de las páginas.
• Detectar errores.
• Identificar problemas de seguridad.
• Entender el uso agregado de las plataformas.
• Mejorar productos y contenidos.

Dependiendo de la herramienta, se podrán tratar:

• IP.
• Dispositivo.
• Navegador.
• País aproximado.
• Página visitada.
• Fuente de tráfico.
• Eventos de interacción.
• Fecha y hora.
• Identificadores de sesión o cookies.

Cuando una herramienta de analítica utilice cookies no esenciales, su activación estará sujeta a las preferencias del visitante.

15. Inteligencia artificial, automatizaciones y perfilamiento

MACSOFT desarrolla y opera bots, automatizaciones y herramientas que pueden utilizar inteligencia artificial.

Estas tecnologías podrán emplearse para:

• Interpretar mensajes.
• Clasificar solicitudes.
• Generar respuestas.
• Resumir conversaciones.
• Identificar intenciones.
• Extraer información de textos, imágenes o audios.
• Enrutar conversaciones.
• Consultar sistemas externos.
• Apoyar procesos de atención y soporte.
• Detectar spam, fraude o contenido abusivo.

MACSOFT procurará no utilizar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a una persona, salvo que:

• La funcionalidad haya sido solicitada y configurada por el cliente.
• Exista una base jurídica válida.
• Se haya informado al titular.
• Se implementen las garantías requeridas.

Cuando un cliente configure bots o automatizaciones mediante ConectaT, dicho cliente será responsable de definir las finalidades, validar las respuestas, obtener las autorizaciones y establecer mecanismos de supervisión humana cuando sean necesarios.

16. Comunicaciones comerciales

MACSOFT podrá enviar información comercial sobre sus productos y servicios cuando:

• El titular lo haya autorizado.
• Exista una relación comercial previa que permita la comunicación.
• La comunicación sea necesaria para atender una solicitud.
• Exista otro fundamento legal aplicable.

Los mensajes comerciales deberán identificar a MACSOFT y proporcionar un mecanismo razonable para solicitar la suspensión de futuros envíos.

La revocatoria no impedirá el envío de:

• Facturas.
• Avisos de seguridad.
• Comunicaciones contractuales.
• Alertas operativas.
• Información necesaria para prestar el servicio.
• Respuestas a solicitudes iniciadas por el titular.

17. Datos sensibles

MACSOFT no solicita datos sensibles como requisito general para utilizar sus sitios o LinkWa.

Cuando sea indispensable tratar datos sensibles:

• Se informará el carácter facultativo de suministrarlos.
• Se explicará su finalidad.
• Se solicitará autorización explícita cuando corresponda.
• Se aplicarán medidas reforzadas de protección.
• No se condicionará una actividad a la entrega de datos sensibles, salvo que sean indispensables.

Los usuarios no deberán introducir datos sensibles en campos, mensajes, enlaces, bots o formularios que no hayan sido diseñados expresamente para ello.

18. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los sitios y productos de MACSOFT no están dirigidos principalmente a menores de edad.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando:

• Responda a su interés superior.
• Respete sus derechos fundamentales.
• Sea realizado por una persona autorizada.
• Se obtenga autorización del representante legal cuando corresponda.
• Se tenga en cuenta la opinión del menor de acuerdo con su madurez.

Los padres o representantes podrán solicitar la consulta, actualización o eliminación de la información de un menor mediante los canales previstos en esta política.

19. Proveedores y terceros

MACSOFT podrá compartir o transmitir datos personales, según el producto utilizado, con proveedores que prestan servicios de:

• Infraestructura y alojamiento en la nube.
• Almacenamiento y copias de seguridad.
• Redes de distribución de contenido.
• Ciberseguridad.
• Correo electrónico.
• Mensajería SMS.
• WhatsApp Business Platform.
• Redes sociales.
• CRM y HelpDesk.
• Procesamiento de pagos.
• Analítica.
• Automatización.
• Inteligencia artificial.
• Generación o procesamiento de voz.
• Soporte técnico.
• Contabilidad y facturación.
• Asesoría jurídica.
• Gestión documental.

El acceso de estos proveedores estará limitado a lo necesario para prestar el servicio contratado.

MACSOFT procurará celebrar contratos, acuerdos de confidencialidad, condiciones de transmisión de datos u otros instrumentos que establezcan obligaciones de seguridad, reserva y tratamiento conforme con instrucciones.

Los proveedores podrán incluir, dependiendo de la solución contratada o habilitada:

• Meta Platforms y WhatsApp.
• Proveedores de infraestructura en la nube.
• Proveedores de almacenamiento de archivos.
• Chatwoot.
• Proveedores de correo transaccional.
• Proveedores de SMS.
• Proveedores de inteligencia artificial.
• Google, YouTube u otros proveedores de contenido y analítica.
• LiteSpeed Technologies y QUIC.cloud.
• Procesadores de pagos seleccionados por MACSOFT o por sus clientes.

La participación efectiva de cada proveedor dependerá del producto, la configuración y las integraciones utilizadas.

MACSOFT no vende bases de datos personales a terceros.

20. Transferencia y transmisión internacional

Algunos proveedores tecnológicos pueden estar ubicados o almacenar información fuera de Colombia.

En estos casos, MACSOFT procurará que el tratamiento se encuentre respaldado mediante:

• Contratos de transmisión.
• Cláusulas de protección de datos.
• Condiciones contractuales del proveedor.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Medidas técnicas y organizativas.
• Países con niveles adecuados de protección.
• Excepciones o mecanismos permitidos por la legislación colombiana.
• Autorización del titular cuando sea necesaria.
• Declaraciones o trámites ante la autoridad cuando resulten aplicables.

Cuando MACSOFT actúe como encargado, informará contractualmente a sus clientes sobre el uso de proveedores o subencargados relevantes.

21. Conservación de la información

MACSOFT conservará la información durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada, ejecutar el contrato, atender obligaciones legales, resolver controversias y proteger la seguridad de sus servicios.

La información anonimizada que no permita identificar razonablemente a una persona podrá conservarse para fines estadísticos.

Los enlaces inactivos durante periodos prolongados podrán ser eliminados o anonimizados.

Cuando finalice el periodo de conservación, la información será eliminada, anonimizada o bloqueada de acuerdo con la naturaleza del sistema.

22. Derechos de los titulares

Los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión de los datos.
• Revocar la autorización cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante MACSOFT.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de menores, salvo los casos legalmente permitidos.
• Solicitar información sobre transmisiones o transferencias aplicables.

La supresión o revocatoria no procederá cuando exista una obligación legal o contractual de conservar la información.

23. Personas autorizadas para ejercer los derechos

Los derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular.
• Sus causahabientes.
• Su representante o apoderado.
• Quien actúe por estipulación a favor de otro.
• El representante legal de niños, niñas o adolescentes.
• Autoridades legalmente facultadas.

MACSOFT podrá solicitar documentos para validar la identidad, representación o legitimidad de quien presenta la solicitud.

24. Procedimiento para consultas

Las consultas sobre datos personales deberán enviarse a:

Correo: info@macsoft.com.co

Asunto: Consulta de datos personales

La solicitud deberá incluir:

• Nombre completo.
• Número de identificación.
• Datos de contacto.
• Descripción clara de la información solicitada.
• Documento que acredite la identidad.
• Documentos que acrediten representación, cuando corresponda.

Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho plazo, MACSOFT informará los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco días hábiles adicionales.

25. Procedimiento para reclamos

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán enviarse a:

Correo: info@macsoft.com.co

Asunto: Reclamo de protección de datos personales

El reclamo deberá contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos.
• Solicitud concreta.
• Dirección o correo para recibir respuesta.
• Documentos que se quieran hacer valer.
• Acreditación de identidad o representación.

Si el reclamo está incompleto, MACSOFT solicitará la información faltante dentro de los cinco días siguientes a su recepción.

Si el solicitante no completa el reclamo dentro de los dos meses siguientes al requerimiento, se entenderá que ha desistido.

Una vez recibido el reclamo completo, se registrará la leyenda “reclamo en trámite” cuando resulte aplicable.

El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince días hábiles, contado desde el día siguiente a su recepción completa.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho días hábiles adicionales.

26. Requisito antes de acudir ante la SIC

El titular o su causahabiente deberá agotar previamente el procedimiento de consulta o reclamo ante MACSOFT antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

27. Seguridad de la información

MACSOFT adoptará medidas razonables y proporcionales al nivel de riesgo, que podrán incluir:

• Control de acceso.
• Gestión de usuarios y permisos.
• Cifrado de comunicaciones.
• Conexiones seguras mediante HTTPS.
• Protección de credenciales.
• Copias de seguridad.
• Registro de eventos.
• Actualización de sistemas.
• Segmentación de ambientes.
• Restricción de privilegios.
• Monitoreo de actividad.
• Protección contra abuso.
• Políticas de confidencialidad.
• Capacitación del personal.
• Revisión de proveedores.
• Procedimientos de respuesta a incidentes.

Ningún mecanismo de seguridad es completamente infalible. MACSOFT trabajará para reducir los riesgos de pérdida, adulteración, acceso no autorizado, divulgación o uso fraudulento.

28. Incidentes de seguridad

Cuando MACSOFT conozca un incidente que pueda afectar datos personales, podrá:

• Registrar y clasificar el incidente.
• Adoptar medidas de contención.
• Investigar su alcance.
• Corregir vulnerabilidades.
• Identificar los sistemas y datos afectados.
• Informar al cliente cuando actúe como encargado.
• Realizar las comunicaciones exigidas por la ley.
• Reportar a la autoridad cuando corresponda.
• Conservar evidencia.
• Implementar acciones correctivas y preventivas.

Los usuarios podrán informar posibles incidentes a info@macsoft.com.co.

29. Autorización

MACSOFT solicitará autorización previa, expresa e informada cuando sea legalmente necesaria.

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Formularios físicos.
• Formularios electrónicos.
• Casillas de aceptación no premarcadas.
• Correos electrónicos.
• Grabaciones.
• Mensajes de datos.
• Firmas.
• Conductas inequívocas que permitan demostrar razonablemente la voluntad del titular.

MACSOFT conservará evidencia de la autorización y de la versión del aviso o texto presentado.

La aceptación general de esta política no reemplaza la autorización específica cuando la ley exija informar finalidades concretas.

30. Casos en los que no se requiere autorización

La autorización no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones.
• Orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil.
• Otros casos expresamente permitidos por la ley.

Incluso en estos casos se respetarán los principios de finalidad, seguridad, confidencialidad, acceso restringido y calidad.

31. Enlaces a terceros

Los sitios de MACSOFT pueden contener enlaces hacia sitios, aplicaciones o servicios de terceros.

MACSOFT no controla sus políticas, cookies, medidas de seguridad ni prácticas de tratamiento. El titular deberá consultar la política del tercero antes de proporcionar información.

La inclusión de un enlace no implica que MACSOFT sea responsable del tratamiento realizado por el sitio externo.

32. Actualizaciones de la política

MACSOFT podrá actualizar esta política debido a:

• Cambios normativos.
• Nuevos productos.
• Incorporación de proveedores.
• Modificaciones tecnológicas.
• Nuevas finalidades.
• Cambios en procesos internos.
• Instrucciones de autoridades.

Los cambios sustanciales serán informados mediante mecanismos razonables antes de su implementación cuando así lo exija la ley.

La versión vigente estará disponible en el sitio web de MACSOFT.

33. Vigencia

Esta política entra en vigencia el 23 de julio de 2026.

Las bases de datos administradas por MACSOFT tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas, las obligaciones legales y los periodos de conservación correspondientes.